Du er no i arkivet for nettsidene til tidlegare Høgskolen Stord/Haugesund. Oppdatert informasjon finn du på den offisielle nettstaden til Høgskulen på Vestlandet.

Sikker oppbevaring av forskningsdata

Gjelder for prosjektleder, FoU-medarbeidere (-team), programleder og dekan.

Formål
Det skal sørges for at datamateriale som inneholder person- og helseopplysninger behandles forsvarlig og kun er tilgjengelig i nærmere angitt tidsrom for medarbeidere som skal gjennomføre godkjente forskningsprosjekt.

Tidspunkt

Aktive forskningsdata kan oppbevares så lenge en gyldig godkjenning fra NSD og/eller REK foreligger.

Aktiviteter

Hovedregelen er at person- og helseforskningsdata skal oppbevares avidentifisert, dvs. at forskningsdata og identifiserende elementer (koblingsnøkkel) skal lagres hver for seg.

  • Papirbaserte forskningsdata som ikke er anonymiserte skal lagres i avlåste arkiv hvor kun personell underlagt organisasjonens instruksjonsmyndighet har tilgang. Avlåst arkiv ved HSH er Dokumentsenteret.
  • Lagres både data og koblingsnøkkel elektronisk, er det krav om at disse lagres på forskjellige områder, og koblingsnøkkelen må være spesielt sikret.
  • Forskningsdata lagres på egen forskningsserver: Nettverksstasjon (I:)/FoU/Ved lagring på annet sted må det utføres en risikovurdering før slik lagring kan finne sted.
  • Prosjektleder autoriserer prosjektmedarbeidere som skal ha tilgang til avidentifiserte forskningsdata: Dersom ekstern forskningsmedarbeider skal ha tilgang til forskningsdataene, må avtale med ikke ansatt som sikrer prosjekteiers instruksjonsmyndighet over vedkommende, undertegnes før slik tilgang kan gies.
  • Tilgangen til koblingsnøkkel skal sterkt begrenses etter at datainnsamling og kvalitetssikring er fullført.
  • Prosjektleder kan etter endt datainnsamling søke tilgang til koblingsnøkkelen dersom hensikten er å:
    - saksbehandle henvendelser fra forskningsdeltaker
    - kvalitetssikre data i den hensikt å rette uriktige registrerte eller mangelfulle personopplysninger
    - gjennomføre sammenstilling av registre det eksplisitt er gitt tillatelse til
    - utføre sine arbeidsoppgaver etter rutine "Avslutning av forskningsprosjekt"


For oppbevaring etter avsluttet prosjekt, se rutine "Langtidsoppbevaring av forskningsdata".

Dokumentasjon

Oversikt over hvem som har tilgang til forskningsdataene i det enkelte prosjekt oppbevares av prosjektleder. Opplysningene skal alltid være tilgjengelig for forskningsansvarlig institusjon.

Lovmessig grunnlag
Personopplysningsloven § 13
Helseforskningsloven § 38

Sida ble sist oppdatert: 22.11.2016